Şirketler İçin Home Office Çalışmaya Geçme Rehberi
neredeyse 10 yıldır home office çalışan birisi olarak (özellikle şu tehlikeli virüs ortamında) şirketler için home office çalışmaya geçme rehberi yazmaya karar verdim.
hangi şirketler için uygun?
uzaktan çalışma şekli telefon yada bilgisayar üzerinden yapılan (bankacılık vb.) ve müşteri ile yüz yüze iletişim gerektirmeyen her şirket için uygundur. dikkat ederseniz "müşteri" dedim. yani patron ve yöneticiler çalışanlarını yüz yüze görmediklerinde de işlerin pekala çok güzel bir şekilde yürüyebileceğini anlamalı. bu tüm dünyada kullanılan gayet yaygın bir çalışma şekli ve şirketinize kazandırdıkları ofisten çalışmaya kıyasla daha fazla.
home office çalışmak neden yararlı?
günümüzde 3 değerli şey var; sağlık, zaman ve para. home office çalışma düzenine geçerek aslında çalışanlarınıza bu 3 şeyi vermiş oluyorsunuz. nasıl, açıklayayım;
sağlık: uzaktan çalışmak çalışanları gereksiz stres kaynaklarından uzak ve mutlu tutar.
zaman: ofise giderken trafikte harcadığınız zamanı bir düşünün. günde 3 yada 4 saat olduğunu düşünelim. evden çalıştığınızda tüm bu trafikte harcadığınız saatler size ve çalışanlarınıza kalır. ister spor yapın, ister gezin, ister ailenizle geçirin.
para: çalışanlarınıza yol ve yemek için harcadığı paradan tasarruf etmiş olur ve tüm bu saydıklarım şirkete işini daha çok seven çalışanlar ve performans artışı olarak geri döner.
çalışanların çalışıp çalışmadığını nasıl anlayacağız?
çok meşhur, kullanımı çok kolay bir çok iş takip uygulaması var. trello bunlardan biri (bakınız şöyle bir şey). eğer daha profesyonel bir alternatif arıyorsanız jira da işinizi fazlasıyla görecektir. tüm bu iş takip yazılımlarının basit bir mantığı var. yapılacaklar, şu an yapılıyor, yapıldı şeklinde en az 3 kolon oluşturuyorsunuz. siz (yada çalışan kişi) yapılacak işleri yazıyorsunuz, çalışanlarınız "yapılacaklar" kolonundan işleri alıp, yaptıktan sonra "yapıldı" kısmına atıyor. ne ne zaman yapıldı, kim yaptı, nasıl yapıldı, tüm bu detayları takip etmek çok kolay. tüm dünya bu şekilde yapıyor.
çalışanlarla nasıl iletişim kuracağız?
öncelikle cevap cep telefonu yada whatsapp değil. iş ile alakalı yaptığınız her konuşma geçmişi hatırlayabilmek adına mümkün olduğunca yazılı olmalı. slack uygulaması bu iş için biçilmiş kaftan. çalışanlarınızın online olup olmadığını görebilir, iş konuşmalarını bu programda yapabilirsiniz. her departmana farklı kanal oluşturup duyurularınızı o kanallarda yapabilirsiniz. başka alternatifler de kolayca bulunabilir ama en iyisi bu.
peki ya toplantıları nasıl yapacağız?
ben skype'ta yapıyorum. ama hangouts yada başka bir alternatif de kullanılabilir. bu programları yazışmak için kullanmayacaksınız. toplantılarınızı gayet rahatlıkla halledebileceğiniz programlar bunlar.
home office çalışabilmek için gerekli uygun ortamı oluşturma
bana göre evde home office çalışabilmek için 3 tane olmazsa olmaz var:
1. evde home office çalışmak için ayrılmış bir oda (yoksa en azından sabit bir alan + masa)
2. toplantılarda sorun yaşamamak için hızlı bir internet bağlantısı.
3. kural koymak ve buna sadık kalmak.
şahsen benim evimde ofis gibi kullandığım ayrıca bir çalışma odası var. buradan rahatça çalışabiliyorum. hatta ofiste çalıştığımdan daha iyi çalışıyorum çünkü ofisteki gibi dikkat dağıtacak şeyler yok. kural konusundan bahsetmek gerekirse o da şöyle; çalışan, evde birlikte yaşadığı kişilere kesin bir dille çalışma saatlerinde ne olursa olsun kesinlikle rahatsız edilmek istenmediğini söylemeli. bunun dışında uyanma, işe başlama, öğlen yemeği, işi bitirme zamanlarına her zaman sadık kalınmalı.
nasıl başlanmalı?
önce çalışanların haftada 1 gün evden çalışmasına izin verilerek bu durum test edilebilir. problemler belirlenip giderildikten sonra bu yavaş yavaş 2 güne, 3 güne daha sonra 5 güne çıkartılabilir.