İş Hayatının Görünmez Zaman Hırsızı: İş Toplantıları

harvard business review dergisinin 182 kıdemli yönetici arasında yaptığı iş toplantıları araştırmasına göre

- %65 iş toplantılarının kendi işlerini yapmalarını engellediğini düşünüyor.

- %71 bahsi geçen toplantıların üretkenliği engellediğini ve verimsizliğe yol açtığını düşünüyor.

- %64 bu toplantıların yüzeyselliği ön plana itelediğini ve derin düşünce tarzının önüne geçtiğini düşünüyor.

- %62 bu toplantıların grupları bir araya getirme, aynı çatı altında buluşturma konularında kaçan birer fırsat olduğunu düşünüyor.

ben bir süredir toplantı davetlerini eğer belli koşullar yerine gelmediyse reddediyorum.

davet ile ilgili olmazsa olmaz koşullarım

- toplantının konusu, tam süresi ve sürenin işleyişi belirlenmiş mi?

- konuyla ilgili brifing paketi var mı? bu davet notunda yazılabilir ya da ek olarak iliştirilebilir. 

- toplantı sonunda başarı kriterimiz nedir? net olarak neye ulaşmayı hedefliyoruz?

bu soruların cevaplarına göre ben ya daveti reddediyorum ya da toplantıyı hangi çatı altında kategorize edeceğime karar veriyorum. bu kategoriler ya liderlik ya da yöneticilik. eğer toplantı yöneticilik gerektiren bir toplantıysa, grubumdaki üst düzey bir yöneticiyi delege olarak gönderiyorum. eğer toplantıyı liderlik kategorisinde düşündüysem, kendim katılıyorum.

yöneticilik ile ilgili toplantılar takvimimden silerek hem kendime daha fazla zaman yarattım, hem de yönetici olarak bir araya getirdiğim üst düzey kadromu daha iyi kullanmaya başladım.

benim için en "olmazsa olmaz", en önemli toplantılar kendi çalışanlarımla yaptığım, onların hayatları, onların başarıları, onların sorunları ile ilgili toplantılardır. bu konuda her çalışanımla iki haftada bir teke tek, alternatif haftalarda da grup olarak bir araya geliyoruz. onlar mutlu ve başarılıysa, benim kendi işimde başarısız olmam mümkün değil.

bilmem ne raporunun içeriğinin çerçevesini de başkaları değerlendirsin bir zahmet.